Geschäftskorrespondenz: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter keine Ratgeber lesen!

Welchen Stellenwert hat die Korrespondenz in Ihrer Firma?

„Das bisschen Schreiben kann so schwer nicht sein –  sagt mein Chef…“ Vielleicht kennen Sie noch den alten Schlager, in dem es um das klassische Rollenklischee von (Haus)frau und (Geschäfts)mann und das bisschen Haushalt ging. Mir kommt diese Zeile immer mal wieder in den Sinn, wenn ich erlebe, wie in Unternehmen mit der Geschäftskorrespondenz umgegangen wird. Und da es so schwer nicht zu sein scheint,  sollte ein guter Ratgeber für bessere Korrespondenz doch wirklich ausreichend sein. Mit ein paar guten Anregungen scheint sich das Thema doch schnell abhaken zu lassen.

Besser keine Ratgeber!

Hier sind vier Denkanstöße, die Sie vielleicht vom Gegenteil überzeugen können:

  • Nur weil es in einem Buch geschrieben steht, muss es nicht richtig sein.

    Schriftsprache ist nur bedingt regelbasiert. Die DIN-Norm 5008 suggeriert zwar, dass es beim Briefeschreiben um verbindlich geregeltes Wissen geht – doch das stimmt bestenfalls für die formalen Kriterien. Der Rest ist eine Mischung aus Geschmackssache und Zeitgeist. Wenn Sie also irgendwo in Ihrem Büro noch ein kleines Büchlein zum Thema Korrespondenz rumstehen haben, behalten Sie es für sich und verwirren Sie nicht Ihre Mitarbeiter damit.

  • Nur weil es sich in einem Musterschreiben schön liest, muss es in Ihrem Brief nicht gut wirken.

    Der Transfer von Ideen, Vorgaben und Hinweisen zum guten Texten in die eigene Praxis ist anspruchsvoll. Es liegt in der Natur der Sache, dass sich Mustertexte auf allgemein gebräuchliche Sachverhalte beschränken. Doch vermutlich stehen Ihre Mitarbeiter eher vor der Herausforderung, unternehmensspezifische Informationen gut zu formulieren. Mustertexte helfen da selten und wenn, dann nur erfahrenen Textern.

  • Nur weil es irgendjemand empfiehlt, muss es nicht zu Ihrem Unternehmen passen.

    Ihre Unternehmenssprache ist Bestandteil Ihrer Firmenidentität. Das gilt unabhängig davon, ob Sie eine wohl ausformulierte „Corporate Identiy“ haben oder einfach mit Ihrem guten Namen für Ihr Produkt stehen. Fremde Sprache ist daher wie Etikettenschwindel. Wenn Ihnen also Authentizität und eine langfristig-stabile Beziehung zu Ihren Kunden wichtig ist, sollten Sie auch in Ihre Unternehmenssprache investieren.

  • Nur weil es nett klingt, muss es fachlich nicht überzeugend sein.

    Mit freundlichen oder ausgefallenen Formulierungen können Sie fachspezifische Mängel Ihrer Texte nicht ausbügeln. Guten Texten merkt man an, ob die Unternehmensprozesse dahinter stimmig sind. Wer ist verantwortlich? Was können wir zusagen? Was benötigen wir vom Leser? Nur wenn solche Fragen intern ausreichend geklärt sind, gelingen auch professionelle Firmenschreiben. Dabei kann jedoch kein Ratgeber helfen.

Die professionelle Korrespondenz Ihres Unternehmens sollte Ihnen etwas Wert sein – in jedem Fall mehr als die Investition in einen Ratgeber. Verstehen Sie das Thema als ein lohnenswertes Veränderungsprojekt.